Skip to main content

Η πλήρης ψηφιοποίηση του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού

Στη σύγχρονη εποχή, η έννοια της ψηφιοποίησης βρίσκεται στο επίκεντρο της προσοχής καθώς η τεχνολογία εισβάλλει σε ολοένα και περισσότερους τομείς, και το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού δεν αποτελεί εξαίρεση.

Ως Όμιλος που δεν εφησυχάζεται ποτέ και εν αντιθέσει επιδιώκει διαρκώς να βλέπει μπροστά, ο ψηφιακός μετασχηματισμός του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού κατέχει σημαντικό ρόλο για τον εξορθολογισμό των λειτουργιών, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και τη δημιουργία ενός πιο ελκυστικού χώρου εργασίας.

Η ψηφιοποίηση σε αυτόν τον τομέα έχει φέρει επανάσταση στον τρόπο λειτουργίας του καθώς πλέον η ομάδα Ανθρώπινου Δυναμικού είναι σε θέση να παρακολουθεί εύκολα τα δεδομένα των εργαζομένων, να διαχειρίζεται τη μισθοδοσία, τα οφέλη και την απόδοση των εργαζομένων από μια κεντρική πλατφόρμα.

Αυτό το βήμα εξέλιξης και πρωτοπορίας επιτρέπει την αυτοματοποίηση των χρονοβόρων εργασιών του HR, ελευθερώνοντας πολύτιμο χρόνο στους επαγγελματίες Ανθρώπινου Δυναμικού ώστε να επικεντρωθούν σε πιο στρατηγικές πρωτοβουλίες.

Σε μια πρόσφατη συνέντευξη IN Business News, η Διευθύντρια Ανθρωπίνου Δυναμικού και Βιώσιμης Ανάπτυξης, Μέλανι Μιχαηλίδου, μοιράζεται μαζί μας το ταξίδι της πλήρης ψηφιοποίησης του τμήματος του Ανθρώπινου Δυναμικού του Ομίλου μας.
Melani Michaelidou
Ποια σημασία έχει για τον όμιλο το κεφάλαιο ψηφιοποίηση και τι σημαίνει στην πράξη;

O Όμιλός μας εισήλθε στην εποχή του Ψηφιακού Μετασχηματισμού πρo εξαετίας με στόχο τον εκσυγχρονισμό του συνόλου των εργασιών μας και την επίτευξη των στόχων μας. Αυτό συνέβαλε σημαντικά να μας βρει εν πολλοίς προετοιμασμένους η πανδημία του Covid19 ώστε να μπορέσουμε να αντιμετωπίσουμε τις προκλήσεις που όλος ο επιχειρηματικός κόσμος, οι κυβερνητικές υπηρεσίες και η κοινωνία ολόκληρη είχαν πλέον ενώπιον τους με επίκεντρο τη διασφάλιση της υγείας και της ομαλής πορείας της οικονομίας. Γενικότερα, η τηλεργασία και η κοινωνική απόσταση που αναδείχθηκαν ως αδήριτη ανάγκη από την κρίση της πανδημίας ισχυροποίησαν την διείσδυση παντού των ψηφιακών τεχνολογιών με σημαντικό αντίκτυπο στο σύνολο της οικονομίας και στις ζωές των πολιτών.

Ο Όμιλος μας ξεκίνησε τον ψηφιακό μετασχηματισμό του, από τις δραστηριότητες της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού με τις πολύ σημαντικές αρμοδιότητες του σε σχέση με το ανθρώπινο δυναμικό του, το οποίο έμπρακτα, και όχι ως σχήμα λόγου, αποτελεί το σημαντικότερο κεφάλαιό του.

Ο Όμιλος μέσω του ψηφιακού μετασχηματισμού του HR (HR Digital Transformation), ενισχύει την επιχειρηματική του δραστηριότητα με επίκεντρο τους ανθρώπους του, ισχυροποιώντας περαιτέρω τις βάσεις που έχει για να προσελκύσει, να διατηρεί και να αναπτύσσει ικανό και ταλαντούχο ανθρώπινο δυναμικό. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός μας βοήθησε να απλοποιήσουμε διαδικασίες και να αυτοματοποιήσουμε καθημερινές εργασίες μειώνοντας τόσο το χρόνο εκτέλεσης διάφορων εργασιών όσο και την χρήση χαρτιού στο ελάχιστο. Όπου χρησιμοποιείται ακόμα χαρτί, αυτό γίνεται με όλες τις προϋποθέσεις που επιβάλλει η πράσινη ανάπτυξη, γιατί και αυτός είναι ένας τομέας στον οποίο επικεντρώνεται η προσοχή του Ομίλου μας.

Το πρώτο βήμα μας σε αυτό το ταξίδι της ψηφιακής μας εξέλιξης ήταν η εφαρμογή της ηλεκτρονικής πλατφόρμας elearning, με απώτερο στόχο την περαιτέρω ενδυνάμωση των γνώσεων και ικανοτήτων των μελών του προσωπικού των καταστημάτων μας. Ακολούθως, η ηλεκτρονική πλατφόρμα υιοθετήθηκε και σε άλλα τμήματα του Ομίλου.

Επόμενο βήμα, ήταν η εφαρμογή του HR Mobile Application μέσω του οποίου οι συνάδελφοι στέλνουν τις αιτήσεις των αδειών τους προς έγκριση. Επίσης βλέπουν την κατάσταση μισθοδοσίας τους, το υπόλοιπο των αδειών τους, τις ώρες εργασίας τους και λαμβάνουν διάφορες ενημερώσεις.  Ένα άλλο σημαντικό εργαλείο είναι το Blue Jam, μια ψηφιακή πύλη HR Selfservice. Μέσω αυτού, οι συνάδελφοι βρίσκουν όλη την πληροφόρηση σχετικά με την εργοδότησή τους, όπως μισθοδοσία, ασφάλειες, ταμείο προνοίας, ωφελήματα για την οικογένεια και τις εκπτώσεις στα προϊόντα του Ομίλου. Επιπλέον οι συνάδελφοι ενημερώνονται για τα νέα του Ομίλου, τις εκδηλώσεις, τις κενές θέσεις εργασίας ακόμα και για το μενού της ημέρας στο εστιατόριο που διαθέτει ο Όμιλος. Επίσης μέσω του Blue Jam, διοργανώνονται διαγωνισμοί ενώ οι συνάδελφοι επικοινωνούν μεταξύ τους, δημιουργώντας chat rooms.

Ένα άλλο διαθέσιμο ψηφιακό εργαλείο είναι η Πλατφόρμα Διαχείρισης του Ταμείου Προνοίας. Μέσω της εν λόγω πλατφόρμας, οι συνάδελφοι έχουν πρόσβαση στον προσωπικό τους λογαριασμό, με όλη την πληροφόρηση για την κατάσταση του Ταμείου Προνοίας τους. Επίσης έχουν την δυνατότητα να κάνουν αίτηση για δάνειο και να αλλάζουν το ποσοστό της εισφοράς τους.

Τα συμβόλαια εργοδότησης πλέον γίνονται σε ψηφιακή μορφή, όπως και όλα  τα συστήματα μας: Σύστημα Απόδοσης και Στοχοθεσίας, Ανατροφοδότηση Απόδοσης στους έξι μήνες εργασίας ενώ βρισκόμαστε στη διαδικασία υλοποίησης του Recruitment Module.

Ποια θεωρείς είναι τα τρία σημαντικότερα οφέλη του Ψηφιακού Μετασχηματισμού του HR;

To πρώτο που θα έλεγα είναι μεγαλύτερη αποδοτικότητα των εργασιών του HR με έμφαση στο αναπτυξιακό κομμάτι όπως είναι το Learning & Development, το Talent Management, το onboarding των νέων συναδέλφων και το Recruitment.

Σίγουρα επίσης την απλοποίηση της εργασίας μέσω της αυτοματοποίησης των εργασιών (ελαχιστοποίηση γραφειοκρατίας και κατανάλωσης χαρτιού) και τρίτο την αυτοεξυπηρέτηση των συναδέλφων μας.

Πώς το δυναμικό του ομίλου είναι σε θέση να μπορεί να ανταποκριθεί σε αυτές τις ανάγκες (ψηφιακές) και τι πράξατε προς αυτή την κατεύθυνση;

Η όλη η διαδικασία του ψηφιακού μετασχηματισμού είναι ένα ταξίδι. Με αρχή, μέση και σκοπό. Το διαφορετικό είναι ότι το ταξίδι κάπου τελειώνει, ενώ ο ψηφιακός μετασχηματισμός βρίσκεται σε μια συνεχή πορεία εξέλιξης όπου κάτι νέο συνεχώς προκύπτει και εσύ χρειάζεται να είσαι προδραστικός και έτοιμος να υλοποιήσεις νέα πράγματα.

Όπως ισχύει για όλες τις αλλαγές, χρειάζεται να υπάρχει κοινή αντίληψη για το πού θέλουμε να πάμε και δέσμευση για επίτευξη του κοινού στόχου. Ο ρόλος της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού ήταν καταλυτικός στην επιτυχή υλοποίηση του έργου τόσο στο κομμάτι του Project Management με τον καθορισμό των προδιαγραφών του έργου και τον συντονισμό των διαφόρων μερών, όσο και ως ρυθμιστή στην εδραίωση κουλτούρας αλλαγής. Μια σημαντική πρόκληση που είχαμε να αντιμετωπίσουμε ήταν να εκπαιδεύσουμε και να πείσουμε 600 άτομα να αλλάξουν τον καθημερινό τρόπο εργασίας τους. Αρκετά άτομα ήταν ευέλικτα και πολύ θετικά στην αλλαγή, όμως υπήρχαν και δυσκολίες γιατί είχαμε και άτομα που δεν ήταν καθόλου εξοικειωμένα με την τεχνολογία.  Αναθέσαμε σε συναδέλφους από διάφορα τμήματα του οργανισμού το ρόλο του HR Champion.  Οι HR Champions επιλέγηκαν στη βάση συγκεκριμένων χαρακτηριστικών όπως γνώση των συστημάτων, εύκολη προσβασιμότητα και μεταδοτικότητα. Σε αυτά τα άτομα τα οποία είχαν στενή συνεργασία με τη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού, οι συνάδελφοι μπορούσαν να αποταθούν για να τους βοηθήσουν στα τεχνικά θέματα και να λύνουν απορίες. Η όλη προσπάθεια μόνο θετικά αποτελέσματα είχε αφού βλέπουμε συνεχώς τα οφέλη της αλλαγής.

Πώς βλέπετε το μέλλον εργασίας λαμβάνοντας υπόψη τις τεχνολογικές εξελίξεις;

Δεν θεωρώ ότι υπάρχει κάποιος που να πιστεύει ότι το μέλλον της εργασίας δεν πρόκειται να επηρεαστεί από τις τεχνολογικές εξελίξεις. Καταρχήν, οι τεχνολογικές εξελίξεις δεν είναι κάτι νέο. Η βιομηχανική επανάσταση επέφερε δραστικές αλλαγές, νέα επαγγέλματα δημιουργήθηκαν και άλλα καταργήθηκαν. Πόσο μάλλον τώρα, που βρισκόμαστε στα πρόθυρα μιας νέας τεχνολογικής επανάστασης που αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο ζούμε, εργαζόμαστε και αλληλοεπιδρούμε. Τώρα μιλάμε για metaverse, μετανθρωπισμό, βιοτεχνολογία.

Το Artificial Intelligence, η αυτοματοποίηση και η χρήση robotics εισβάλλουν ολοένα και περισσότερο στο χώρο εργασίας. Αυτό σίγουρα επηρεάζει την διαμόρφωση διαφόρων επαγγελμάτων εκ των οποίων κάποια θα καταργηθούν, κάποια θα διαφοροποιηθούν και νέα θα δημιουργηθούν.

Να υποθέσουμε πως δεν είστε από τους οργανισμούς που συμφωνούν με την άποψη ότι σε κάποια στιγμή η τεχνολογία θα αντικαταστήσει τις θέσεις εργασίας των ανθρώπων; 

Στον Όμιλο μας η τεχνολογία δεν αντικαθιστά στο παρόν τουλάχιστο στάδιο θέσεις εργασίας. Ναι, η αυτοματοποίηση μας βοηθά να κάνουμε πιο γρήγορα και αποτελεσματικά τη δουλειά μας κυρίως για επαναλαμβανόμενες ενέργειες, εξ’ ού και χρησιμοποιούμε Robotic Process Automation (RPA). Στο μέλλον σίγουρα κάποιες θέσεις θα αλλάξουν μορφή και ίσως κάποιες καταργηθούν, όπως και κάποιες άλλες θα δημιουργηθούν. Και κυρίως τα τελευταία χρόνια έχουν δημιουργηθεί νέες θέσεις εργασίας που πριν δέκα χρόνια κανείς δεν μπορούσε να φανταστεί ότι θα υπήρχαν όπως πχ στους τομείς Business Intelligence, Digital Marketing, Customer Insight.

Ως άτομο στο HR προφανώς και υποστηρίζω ότι η τεχνολογία κατ’ουδένα τρόπο δεν μπορεί να αντικατασταστήσει την  προσωπική επαφή, την ανθρώπινη αλληλεπίδραση, την δημιουργικότητα, την ενσυναίσθηση. Ο Όμιλός μας είναι ένας οργανισμός του οποίου οι δραστηριότητές του έχουν επίκεντρο τον άνθρωπο. Γι’ αυτό και η αποστολή του έχει οριστεί και είναι  «Να κάνουμε όλο και περισσότερους ανθρώπους να ζουν και να νιώθουν καλύτερα».